スマートフォン導入のきっかけを、学校法人 内木学園 認定こども園薬師寺幼稚園 副園長の金澤様にお伺いしました。
「送迎バスの到着時間を確認したい親御さんが多く、GPSの導入を決めていました。IP無線機＋GPSなどの業務用機器にすると、お迎えに来られない親御さんへ連絡するために、園の職員室を介すことになります。それでは職員の手間が増えてしまうので、バスと親御さんが直接やりとりできる、スマートフォンの導入を決めました。」
さらに、職員の新卒採用にもスマートフォン導入の効果があったと仰います。
「大学の授業中であったり、電話をあまりしない世代であることもあり、なかなか電話が繋がらず、担当職員が残業で対応していました。スマホ+チャットアプリの導入によって、1by1のテキストで、定時退社ができるようになりました。」
担当職員も小さいお子様をかかえており、定時で帰宅できるのは大きな貢献、と語ります。
実際の採用チャットアプリ画面
職員同士のコミュニケーションがなによりも大事、と金澤様は仰います。
「事業拡大により、職員が増加する中、定時内にどうしたら円滑に連絡がとりあえるかを考えました。そのためには、職員1人1人にスマホを持たせ、隙間時間に連絡・確認ができる体制を整える必要がありました。」
1人1台がスマホを持つとなると、当然通信費があがってしまいます。2回線以上で安くなる『法人契約割引※』を知り、ワイモバイルにのりかえを決定したそうです。
「個人でワイモバイルを使用していて、品質面も問題ありませんでした。職員間・親御さんへの通話料を心配する声も、『だれとでも定額※』があるから大丈夫、と周囲を説得しました。」
さらに、「子どもと遊ぶ先生たちのスマホは壊れやすいので、SIMのみ契約にしています。安価なスマホを購入し、SIMを差し替えるだけで使えます。スマホ購入費も抑えられるので助かっています。」と仰っていました。
「『とにかく、たくさん撮って。』 と先生たちに伝えています。」
職員1人1人がスマホを持っているからこそ、イベント以外の、普段の園生活も写真に収め、親御さんへ提供しています。
「以前は、撮った後に先生たちが残業をして、写真選定（生徒の偏り・手ぶれ確認など）をしていました。写真アプリを使い、販売サイト側で自動選別させ、『先生たちは撮るだけ』にしました。おかげで、選定にかかっていた残業2日分が０になりました。」
学校内にある学童施設では、工事不要で高速通信可能な、Pocket WiFi®が役に立っていると仰います。
「児童のチェックアウトを記録するためにも、通信環境は必須です。ただ、小学校の敷地内はWi-Fi工事ができないため、Pocket WiFi®を導入しました。学童施設内で使用するには十分ですし、広い校庭の端と端のような場合には、手元のスマホ+テザリングで補えます。」
テザリング使用を考慮し、学童施設のスマホは、15GB/月の『シンプルM※』での契約ですが、「十分です。」とのことでした。
「職員の働き方改革のために、スマホを導入しましたが、結果として業務の棚卸しもできました。」
子どもと触れ合う以外にも、連絡帳の記入・欠席/遅刻/早退の把握・お薬時間の管理など、業務は膨大且つ多岐に渡ると言います。
「スマホなら音声入力で、隙間時間に連絡帳を入力できます。連絡帳アプリさえ見れば、出欠状況も一目瞭然で、職員間の不要な確認もなくなりました。その分の空いた時間は、子どもと触れ合う時間に充ててほしいと思っています。」と語ります。
続けて、「若い職員はPCよりも、スマホが得意ですから。スマホで業務ができるようになれば、作業時間も削減できます。」と仰っていました。
「以前は職員室の固定電話で連絡をしていました。そのため、拠点間の連絡にも費用が大きくかかっていました。今は各クラスにスマホがあるので、通話とチャットアプリで連絡をとりあっています。通話料は『だれとでも定額』の範囲内におさまっています。これによって、固定電話費の削減を図りたいと思っています。」と、今後についてもお話いただきました。
学校法人として幼稚園３園、学童クラブ２園、社会福祉法人として保育園８園、宇都宮市学童保育室の指定管理者として学童保育施設１０施設を管理されています。働き方改革を推進し、子どもと触れ合う時間の拡充を図り、お子様・ご両親・職員のみなさまがよりよくなる環境を整備・ご提供されています。
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